Opinie

Blog De waarheid over Microsoft licenties voor laptops en tablets

24.08.2014 door Paul van den Berg

Een van de gunstiger bepalingen van de Microsoft licenties is het draagbare apparaat recht, waarmee gebruikers een tweede exemplaar van een Microsoft-desktop-applicatie zoals Office op een draagbare computer mogen installeren zonder dat er een tweede licentie voor de toepassing hoeft te worden aangeschaft.

Er is veel verkeerde informatie over het draagbare apparaat recht en het Home Use Program (HUP) in omloop, en daardoor worden deze rechten vaak verkeerd gebruikt. Een organisatie die verkeerd gebruik maakt van de draagbaar apparaat rechten kan een hoge factuur van Microsoft verwachten voor een bundel van applicatie licenties die niet in aanmerking komen voor dit recht.

Draagbaare apparaat recht mythen

Een van de mythen over draagbare apparaat recht is dat gebruikers een tweede installatie met Microsoft Office te krijgen die naar eigen inzicht kan worden gebruikt.

Hoewel Office na een tweede installatie goed kan worden geactiveerd, is een dergelijke installaties mogelijk niet legaal. Er zijn twee voorwaarden van toepassing om het draagbare apparaat recht te kunnen inzetten:

  1. De tweede installatie moet op een draagbare computer, zoals een laptop of tablet zijn,  niet een gewone desktop.
  2. De gebruiker moet al de eerste gebruiker van een desktop computer die een licentie voor hetzelfde exemplaar van Office heeft.

Een andere misvatting is dat als een organisatie de Office licenties niet in haar Enterprise Agreement (EA) betrekt, het draagbare apparaat recht verloren zou gaan. Dit is niet het geval. 

Deze mythe is ook in tegenspraak met het Home Use Program, dat goedkope exemplaren van Office, Visio of Project biedt voor gebruikers die al een Office Professional Plus licentie met Software Assurance (SA) hebben.

Het doorekenen van het  HUP laat zien dat het eigenlijk misschien wel de duurste manier om Office te kopen voor de volgende drie redenen:

  • De vereiste SA kosten EA klanten tussen € 100 en € 140 per jaar.
  • Het Home Use Office-licentie is niet eeuwigdurend. Het vervalt indien de klant niet blijft betalen voor SA.
  • Alle medewerkers moeten profiteren van het programma, of kosten vermenigvuldigen. Bijvoorbeeld, als 25% van de werknemers in een organisatie met EA gebruik maken van de HUP, de effectieve jaarlijkse kosten voor elk exemplaar van Office aangeschaft via het programma is € 400 tot € 560 per jaar voor SA, in de veronderstelling dat het HUP de belangrijkste reden is voor handhaving van SA.

De "gekwalificeerde desktop" catch-22

Ironisch genoeg, het draagbare apparaat recht is onbruikbaar in een Enterprise Agreement dat Office bevat. Dit komt omdat Office is een zogenaamde enterprise product dat moet worden gelicentieerd voor alle "gekwalificeerde desktops" als het wordt opgenomen in een EA.

Microsoft definieert een gekwalificeerde desktop als een draagbare, desktop of werkstation dat wordt "gebruikt door of ten behoeve van een geregistreerde gelieerde." Merk op dat Microsoft niet wordt gesproken over wie de eigenaar van de computer - alleen die voordelen. Daarom is elke computer die wordt gebruikt "ten gunste" van een commerciële klant is technisch gezien een gekwalificeerde desktop.

Dit maakt het onmogelijk om van het draagbare apparaat recht gebruik te maken voor iedere werkgever-gerelateerde activiteiten als de werkgever beschikt over een EA dat Office op elke gekwalificeerde desktop omvat. Op het moment dat het apparaat wordt gebruikt voor het werk voor rekening van de werkgever, wordt het een gekwalificeerde desktop en triggers een vereiste voor een volledige Office Professional Plus licentie.

Interessant is dat computers die een HUP editie van Office hebben geen ontheffing van deze beperking. Zelfs het gebruik van een computer thuis ten behoeve van de werkgever dient te leiden tot dezelfde licentie eis.

Hoe van het draagbare apparaat recht gebruik te maken

Neem Office uit de EA en de toepasselijke regels veranderen. De meeste andere Microsoft-volume-licensing programma's (zoals Select, Select Plus en Open) maken geen gebruik van het concept van de "gekwalificeerde desktop." Buiten de EA, is het legaal om een ​​computer thuis gebruiken voor de activiteiten van de werkgever en een tweede exemplaar van Office te installeren op een draagbaar apparaat als de gebruiker wordt ook een licentie voor Office op een desktop. Dit geldt zelfs voor retail exemplaren van Office Professional. Er zijn dan geen SA betalingen nodig. Het kan wel zo zijn dat een computer of gebruiker nog steeds andere licenties nodig heeft - zoals de Client Access Licenses (CAL's) - als ze de toegang tot corporate servers nodig hebben.

Een nadeel van het gebruik van het draagbare apparaat recht middels in een programma zoals Select is dat een EA betere kortingen biedt, zodat organisaties die Office uit het EA laten vallen een dilemma hebben. Ze hoeven niet te betalen voor een tweede exemplaar van Office wanneer een gebruiker zowel een desktop en een draagbare heeft, maar het eerste exemplaar van Office kost een beetje meer.

In de praktijk zullen organisaties die ervoor kiezen om Office te kopen in een Select-overeenkomst in plaats van een EA waarschijnlijk ook geen SA kopen, en zo honderden euro's besparen op elke Office-licentie. Maar om appels met appels te kunnen vergelijken, vergelijken we de kosten van Office-licenties met SA in zowel EA en Select. Het omslagpunt komt wanneer ongeveer 15% van de gebruikers zowel een desktop als een draagbare computer gebruiken. Op dat moment, zal de organisatie die gebruik maakt van draagbare apparaat rechten genoeg geld te besparen met de "gratis" tweede installatie van Office om te compenseren voor het verlies van de EA korting.